2022年1月4日

プレゼン資料の見える化③情報量を変えずに文字だらけを回避する

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プレゼン資料は、情報を「見える化」するためのツールである。

これは、スクリーンに投影するスライドだけではなく、提案書や営業ツールなど、紙に印刷する資料についても、当てはまる。

紙資料は、客先の担当者が上司に説明する際などにも使われるため、自分の手を離れても、説明力を維持している必要がある。そのため、ある程度の情報量が必要となってくる。シンプルなメッセージと図解がど~ん！のスライドでは足りず、どうしたものかと途方に暮れる日もあるのだ。

私のもとに依頼がくるのは、こういった情報を詰め込まなければならない紙資料を、いかに「見える化」し、分かる、伝わる、提案力の強化につなげるかというもの。

この「見える化」を実現する方法が、「パラグラフ、文章、文節、単語の関係性を明示する」ことだ。

今回のブログに登場する関係性は、「分類」「包含」「並列」「プロセス」「シナジー」。

それをヒントに、まずは、こちらの文章の考察からスタートしよう。

文字だけの資料

今回の文字だけの資料は、船橋市が発行する環境新聞「エコふなばし」。朝、ポストに入ってたいので、ブログの題材として、拝借することにした。

「エコふなばし」の名誉のために言っておくが、他の記事は図解や写真に彩られ、見える化が徹底されている素敵な新聞だ。この記事だけが、スペースの都合か、文字情報になっていた。

これを、「見える化」するとどうなるか？

結論からいういと、私はこのように「見える化」した。

文字文字資料を、このような「見える化」された資料に変えるためには、過去のブログ記事でも紹介したとおり、手順ともいうべき、方法がある。

では、その手順に沿って、「見える化」を進めていこう。

手順1：パラグラフの内容整理

今回は、3つのパラグラフからなる記事なので、パラグラフレベルの関係性から考察していく。

それぞれのパラグラフの内容を整理すると、以下のようになる。

 

手順2・3　パラグラフ、パラグラフ内の文章の関係性の整理

「生物多様性ふなばし戦略」達成のための取組みは、ワークショップとふなばしエコカレッジ新設の2つに「分類」される。この「分類」を見落とすと、資料は混沌としたものになる。

この２つのうち、フォーカスされているのはエコカレッジであり、第２パラグラフで、詳細情報が「包含」されている。詳細情報については、エコカレッジの目的、平成30年度の取組みの2つが「並列」されている。

第3パラグラフでは、第２パラグラフから時系列「プロセス」でつながる次年度の取組みが、紹介されていく。

さらに、第３パラグラフでは、ふなばし市民大学との連携「シナジー」が述べられている。

手順4.　関係性を「見える化」する

あとは、「分類」から始まり、「包含」「並列」「プロセス」「シナジー」関係が含まれるこの記事の内容を、「見える化」すればよい。

「分類」を明示する図形と線、「並列」を横並びか縦並びにするか、「プロセス」は三角形や矢印でつなげ、「シナジー」は × マークでつなぐ。

フォーカスポイントである「ふなばしエコカレッジ」は黄緑にして、それ以外はグレーで抑える。更に重要ポイントとなる平成31年活動内容は、オレンジで強調。

最後に、このページを完結にまとめた文章を、上部に記載する。

所詮は、「パラグラフ、文章、文節、単語の関係性を明示する」だけのこと。

だから、いつかはAIがぱっとやってくれる？のかもしれないけれど、
AIでは分析しきれない機微が、恐らくあるんじゃないかなあ・・・と思いつつ、

今日も飽きずに、「見える化」に向かうのでありました（＾ω＾）


【おまけのお話し】
このブログでは、主に紙資料について解説していますが、スライドサイズを「4：3」としてサンプルを作成しています。紙資料に最適なスライドサイズは「A4」です。しかし、多くの企業のテンプレートは「4：3」であり、企業研修の際に、ブログのサンプルをコピペで活用できるようにプレゼントしているため、「4：3」を採用しています。

スライドサイズ「A4」の設定方法は、こちらの記事をご参考にしてください！

 

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投稿者プロフィール

maki-ichikawa
市川　真樹プレゼン資料コンサルタント
プレゼン資料作成のスペシャリスト。
見栄えを上げる「パワーポイント術」、人や組織を動かす「スライド理論」、魅せる×伝わる「デザインの知識」をベースに、スライド作成代行サービス、企業研修・セミナーを展開中。