2020年3月22日

パワーポイントでフォントや画像を一括変換

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パワーポイントの一括変換

一括変換機能を知らない悲劇

パワーポイントでプレゼン資料を作成してるとき、様々な要素を一括で変換できたら、楽なのになあ~と感じたことはないだろうか？

例えば、「フォントタイプ」

プレゼン資料の伝わるデザインの鉄則として、全ページにわたって、統一感を持たせるという法則がある。特に「フォントタイプ」は、統一しなければならない重要な要素である。

しかし、別の資料からコピぺしたページの「フォントタイプ」が、他のページと異なっていると知りつつも、逐一手動で修正する時間もないので、放置したまま時間が経過。

最終的に、統一感がなく、寄せ集め感が濃厚に漂う残念な資料を、お客様に提出するというケースをよく目にする。

あるいは「画像の圧縮」

多くの写真を張り付けたがゆえに、資料の容量が100メガを超えてしまい、メールに添付して送信もできず、パワポの動作にも支障をきたす始末。

しかし、画像を圧縮する方法が分からない。たとえ分かったとしても、一つひとつ圧縮するなんて気力もない。その結果、社内のサーバまで圧迫するような大容量の資料が量産されていく。

そして「表記のゆれ」

「分かる」と「わかる」、「お問合せ」と「お問い合わせ」、「マネージャー」と「マネジャー」というように、意味が同じなのに、複数の表記が混在してしまっている場合を指して、表記が「ゆれ」ているという。

または、「プレミアム」と「高付加価値」のように、本人は同じ意図で使用しているが、気分によって表記が変わってしまっている場合も、この「ゆれ」に含まれる。

同じ意味・意図の表記は、プレゼン資料上では全てきっちり統一しないと、聞き手を混乱させ、理解を妨げる要因にもなりうる。

とはいえ、資料作成が終了したのち、印刷して、これらのゆれをチェックするには、かなりの忍耐力と時間が必要とされる上に、「表記のゆれ」を100％発見できるという保証もない。

その結果、プレゼンの本番中に、「あっ！」と間違いを発見し、冷や汗をかく事態に陥るわけである。

このような悲劇的な結末を迎えないためにも、今回は、「フォントタイプの統一」、「画像の圧縮」、「表記のゆれ」の3点について、パワーポイントの一括変換機能を用いて、短時間で解決する方法を紹介する。

フォントタイプの一括置換

フォントタイプの一括置換は、とても簡単な操作であるにも関わらず、研修などで披露すると、「お~！」と歓声が上がる、なかなかにマイナーな機能である。

パワーポイントの操作方法は、以下の通り。

フォントタイプ一括変換

この方法の欠点としては、「置換前のフォント」、つまり一括置換したいフォントタイプを自分で把握していないといけないということだ。

それを補う方法としては、「スライドマスター」の「フォント設定」を変えるという方法があるのだが、

これは、「スライドマスター」が複数セット存在してしまっている場合には、それぞれで設定せねばならず、かつ「フォントのカスタマイズ」の知識も必要である。

そのため、「スライドマスター攻略」にフォーカスした、別の機会に詳細を説明したいと思う。

画像の一括圧縮

画像の一括圧縮も、知っておくと、資料作成時間を短縮できる便利な機能である。

パワーポイントの操作方法は、以下の通り。

画像の一括圧縮1 画像の一括圧縮2 画像の一括圧縮3

解像度については、印刷用、Web用など、用途に従って選択をしていただきたい。

注意点として、画像の一括圧縮はとても便利な機能ではあるが、圧縮により画質が粗くなりすぎてしまい、写真の印象が悪化するという危険がある。

一括圧縮した際は、最後に全ての画像の画質について、綺麗に見えているかを、自分の目でチェックすることをおすすめする。

表記のゆれの一括置換

表記のゆれについては、最初の「フォントタイプの一括置換」と、同じ場所にツールがある。

パワーポイントの操作方法は、以下の通り。

文字の一括置換

上述のように、「すべて置換」をクリックすれば、「お問合せ」という表記は、「お問い合わせ」に瞬時で一括置換される。

一括だと不安なので、一つひとつチェックしながら確認したいという場合は、「次を検索」をクリックすると該当箇所を示してくれるので、確認後に「置換」。そしてまた「次を検索」して確認したら、「置換」を繰り返すとよい。

また、この「置換」ツールは、「Ctrl」+「H」のショートカットキーでも出現するので、覚えておくと便利である。

 

以上、今回は「フォントタイプ」「画像の圧縮」「表記のゆれ」について、一括変換する方法をお伝えした。

パワーポイントには、資料作成の作業時間を大幅に短縮できる、様々な機能が備わっている。

しかし、時短に効くそれらの機能の多くは、資料作成の現場に浸透していない。

もしあなたが、「パワーポイントでこんなことできないかな~」と思ったら、それらは実現可能な場合が多い。

このブログでは、そんな「痒いところに手が届くパワーポイントの時短技」も、ぽつぽつ紹介していきます♪

 

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投稿者プロフィール

maki-ichikawa
市川　真樹プレゼン資料コンサルタント
プレゼン資料作成のスペシャリスト。
見栄えを上げる「パワーポイント術」、人や組織を動かす「スライド理論」、魅せる×伝わる「デザインの知識」をベースに、スライド作成代行サービス、企業研修・セミナーを展開中。